Aspectos legales clave para implementar el teletrabajo en la empresa

Como comentábamos en el anterior artículo, es preciso, previo implementar las medidas correspondientes en una empresa para implementar el teletrebajo, analizar ante qué tipo de empresa nos encontramos y el tipo de recursos informáticos que está utilizando, en su caso. En función de lo anterior, veremos que habrá varios aspectos legales a considerar.

El primero, común para todo tipo de empresas, pequeñas y grandes, si se quiere hacer bien, como ya se avanzó en el post comentado, es disponer de un acuerdo entre el empresario y el trabajador por el cual se definan las condiciones del teletrabajo.

No obstante, para lo anterior, sería conveniente realizar, como mínimo, un estudio que incluya también un análisis de riesgos o bien una evaluación de impacto sobre la privacidad, entre otros aspectos, como verás a continuación.

De este modo, en función de la complejidad del sistema que se quiera implementar, del tipo de riesgos legales y de otra naturaleza que presente, el tipo de datos personales que se van a tratar de esa manera, volumen de los datos y la seguridad informática asociada a los sistemas que vayamos a utilizar, podremos determinar cuáles son los protocolos y medidas de seguridad a implementar dentro de la empresa.

También es necesario detectar las necesidades de que disponga la compañía en otros ámbitos, porque van a condicionar la forma de implementar el teletrabajo.

Todo ello, en definitiva, para poder ofrecer el teletrabajo con determinadas garantías y el rigor que merece.

El acuerdo entre el empresario y el trabajador, ¿es obligatorio?

Vayamos por partes. Seguramente, muchas empresas, debido a la situación urgente del Covid19, se hayan saltado este paso. Pero ¿es obligatorio? Pues bien, sí, lo es.

El acuerdo entre el empresario y el trabajador para el teletrabajo, se exige en el artículo 13. 2 del Estatuto de los trabajadores que establece que el acuerdo por el que se establezca el trabajo a distancia se formalizará por escrito, tanto si el acuerdo se estableciera en el contrato inicial, como a posteriori, teniendo derecho el trabajador a tener una copia de ese documento.

¿Qué debe contener este acuerdo entre el empresario y el trabajador?

Pues, este acuerdo entre empresario y trabajador para el teletrabajo, como mínimo, debe indicar:

• La forma en que se va a realizar ese teletrabajo
• La duración, en su caso, `revista, para esa forma de teletrabajo
• Los medios y recursos que el empleado va a poder utilizar para poder realizar su trabajo
• La forma en que se va a realizar el control horario

Junto con lo anterior, es preciso que se le traslade al empleado, si no se hubiera hecho antes, las obligaciones y deberes que tiene para el ejercicio de sus funciones. En este sentido, toda empresa debería tener un Manual de Buenas Prácticas o Código de Conducta o buenas prácticas para los empleados, como comentaremos después.

Este Manual no es solo aplicable a situaciones de teletrabajo sino que siempre que se traten datos de clientes, trabajadores, usuarios, interesados… dentro de la compañía; tanto si se trabaja en formato más informatizado como más analógico, se requieren unas pautas a seguir. Todo en aras de velar por la privacidad de los usuarios o personas afectadas.

Cabe apuntar, además de lo indicado antes, que los trabajadores a distancia tienen los mismos derechos que los que prestan su trabajo en las instalaciones de la empresa, exceptuando los casos en que se den determinadas obligaciones específicas para personal que trabaje de forma presencial.

El Estatuto de los Trabajadores también indica que los trabajadores tienen derecho a disponer de una adecuada protección en materia de salud y seguridad por lo que, en todo caso, será aplicable la normativa de aplicación para la prevención de riesgos y vigilancia de la salud de los empleados.

¿Qué manual o código de conducta o de buenas prácticas aplico entonces para el teletrabajo?

Toda empresa, sin necesidad de que permita o haya implementado el teletrabajo, debería disponer de un código de buena conducta o manual de buenas prácticas cuando los empleados traten datos de carácter personal y de otras empresas en representación de las respectivas compañías, así como información confidencial o de negocio de la compañía.

Así, por ejemplo, un hotel que trate datos de sus clientes, debe trasladar a sus trabajadores, cuáles son las reglas de confidencialidad y secreto que debe mantener, cómo deben utilizarse los recursos (programas, correo electrónico, dispositivos móviles o equipos de la compañía…), lo que puede o no puede compartir con los compañeros, estableciendo unas pautas de buenas prácticas en este sentido.

Si le añadimos la posibilidad del teletrabajo a determinadas personas o, en la actualidad, a buena parte o la totalidad de la plantilla, cuando ello es posible, este código debería indicar también cuáles son las reglas que se debe seguir por parte de los trabajadores. De este modo, los trabajadores deben ser conocedores, no solo de la existencia de recursos que faciliten ese teletrabajo, sino de las buenas prácticas o reglas de actuación que deben seguir en todo este tratamiento de datos y manipulación de información, estando fuera de la ubicación física y habitual de la compañía.

Es por ello que muchas veces se habla también de la necesidad de establecer, dentro de las políticas de privacidad de la compañía y adecuación a la normativa de protección de datos, de un manual o protocolo que regule el uso de dispositivos personales para fines corporativos (bring your own device), expresamente contemplado en el Reglamento Europeo de Protección de Datos. También, en su caso, que regule el uso de los dispositivos corporativos para fines personales. Todo esto es importante que se regule, con un buen asesoramiento en la materia.

Si, además, esos trabajadores van a utilizar contenidos digitales o que pertenecen a terceros, también deberían ser conscientes de lo que pueden o no utilizar para llevar a cabo su trabajo.

Por lo tanto, desde nuestro punto de vista, cuando una empresa quiere instaurar el teletrabajo, no solo debe adecuarse a la normativa de protección de datos sino también otras normativas que se debe tener presente y que, en caso de incumplimiento, pueden suponer problemas económicos, legales y/o de reputación para la compañía que, de no hacerse bien, los pueda sufrir.

De este modo, si la compañía en cuestión tiene un departamento de comunicación, genera contenidos para otros o se mueve o tiene presencia digital con cierta relevancia en redes sociales, dispone de página web, etc… debería disponer de un manual de actuación con las buenas prácticas en el uso y respeto de los derechos de autor o propiedad intelectual, el respeto por los derechos de imagen de terceros (en el uso de fotografías, vídeos…); así como si se utilizan logotipos o imágenes de marcas registradas de terceros, disponer del correspondiente permiso para ello, entre otras.

Por lo tanto, el acuerdo entre el empresario y el trabajador para el teletrabajo debe ir complementado por:

• Un Manual de Buenas prácticas o código de conducta de protección de datos para los empleados y resto de personas implicadas en el acceso al tratamiento de la información personal
• Una regulación de la política de uso de dispositivos personales para fines corporativos y una política de uso de dispositivos corporativos para fines personales (si se permite, cómo se permite, cuáles son los límites, cómo se respeta la privacidad en unos u otros dispositivos)
• Una regulación de la parte relativa a cuál es la política de la compañía sobre el uso de contenidos sujetos a propiedad intelectual, derechos de imagen, marca, identidad digital y reputación online de la compañía…

La necesidad de realizar un buen análisis de situación

Como decíamos al principio, previo implementar este acuerdo entre el empresario y el trabajador para el teletrabajo y establecer cuáles son las buenas prácticas en protección de datos y otras materias, es conveniente realizar un análisis de riesgos o evaluación de impacto; o como mínimo, un análisis de necesidad por el que se determinen los pasos iniciales a seguir por parte de la compañía.

Además de revisar en qué situación se encuentran a nivel digital para poder valorar sus necesidades y establecer una adecuada implantación y protección. El nivel de digitalización o informatización de la empresa y cómo quiere llevar a cabo, en su caso, la transformación digital de la compañía, son claves para poder definir la estrategia legal y de seguridad a seguir. Los aspectos legales clave a considerar para una digitalización o transformación digital con garantías.

En este análisis pormenorizado, por ejemplo, por un lado, se podría valorar cuáles son las herramientas que el empresario quiere implementar para facilitar la comunicación entre empleados, las de mensajería, las de almacenamiento de la información, las de realización de videollamadas, las que se quieran utilizar para realizar formaciones online o webinars… Ver si aquellas cumplen con determinados criterios de seguridad de la información y protección de la confidencialidad o privacidad.

Por otro lado, este estudio previo, permitiría disponer por parte del empresario de una radiografía de su compañía inicial, conociendo cuáles son los puntos que debe corregir o solucionar; aspectos a mejorar y otras recomendaciones para tener en cuenta a futuro.

Como decíamos, es importante conocer lo que la empresa o startup tiene en la actualidad y lo que quiere el empresario o emprendedor, para poder orientarle en las necesidades y herramientas y mecanismos de protección desde el punto de vista legal.

Desde Avatic Abogados ofrecemos este tipo de asesoramiento integral desde el punto de vista legal, que analiza en qué punto de partida se encuentra la compañía, revisando también lo que se quiere llevar a cabo y cómo se quiere llevar a cabo, aportando nuestro know-how y experiencia en el campo de las nuevas tecnologías y con una trayectoria de más de diez años en el mercado.

El teletrabajo ha llegado para quedarse

Si bien existían empresas que disponían de herramientas para el teletrabajo, muchas otras, no lo han implementado hasta que el Covid19 llegó a nuestro país y se tuvieron que poner las pilas, para poder continuar trabajando de algún modo y que la rueda no parase.

No obstante, lo anterior y derivado de esta situación, está claro que muchas empresas, a pesar de que volvamos a la normalidad en algún momento – esperamos a más corto plazo que medio o largo -, van a continuar permitiendo el teletrabajo o fórmulas parciales de teletrabajo que permitan, en muchos casos, una conciliación familiar más o menos factible.

Por ello, es importante que las empresas que así se lo planteen, dispongan no solo de herramientas que permitan esa forma de trabajar sino de tener una mayor seguridad en el ofrecimiento de esa posibilidad.

Las empresas deben ser conscientes de que el teletrabajo no solo consiste en implantar los medios o recursos sino en hacerlo bien, de modo que se permita que la información viaje segura, en aras de proteger a los usuarios, clientes o trabajadores frente a ataques, fugas de datos, filtraciones de información, injerencias en su intimidad…

La compañía también debe proteger sus activos, estableciendo mecanismos que protejan su información confidencial, know-how, reputación, estableciendo estrategias que contemplen los aspectos legales necesarios y ajustados a dicha compañía.

También pueden surgir y, de hecho, ya han surgido nuevas necesidades que cubrir como el disponer de plataformas de educación online que permitan que los profesores puedan continuar impartiendo sus clases de manera remota; herramientas que permiten que se efectúen algunas prestaciones o seguimiento de la salud de determinados pacientes de forma telemática…

Todo ello, conlleva gran cantidad de información que debería tratarse de forma muy segura.

Por lo tanto, es responsabilidad de cualquier empresa, establecer unos requisitos de seguridad informática, unas buenas prácticas y códigos de conducta para empleados, que permitan esa conciliación o ese equilibrio con el teletrabajo y el prestar servicios o trabajo para la compañía de esta manera.

Está claro que el teletrabajo ha llegado para quedarse. No es una tendencia que vaya a desaparecer. Quizás no lo implementen todas las empresas, porque no sea factible o por decisión de la compañía pero, en la mayoría de los casos, se va a quedar. Y nos corresponde ser conscientes de cómo facilitarlo, teniendo en cuenta las necesidades de los trabajadores, de la propia compañía y la protección jurídica y de seguridad informática que merece nuestro negocio.

Es por ello que Avatic Abogados remarca la importancia de estos procesos y te puede orientar en todo este camino a seguir. Teletrabaja pero con la mayor seguridad y la mejor protección legal. 

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