Hasta ahora existían muchas empresas que no estaban adecuadas para trabajar en remoto o realizar lo que se identifica como teletrabajo. Desde el momento en que el virus Covid19 entró en nuestras vidas, todo ha cambiado y todas las empresas que han podido, por suerte, han procedido a permitir el teletrabajo, con soluciones más o menos efectivas que sería conveniente analizar, claro está.
Formas de teletrabajo y recursos en función del tipo de empresa
Desde mi punto de vista, debe partirse del análisis de, como mínimo, tres escenarios. En función de cada escenario, habrá más o menos aspectos legales y riesgos a considerar. Pero todo estará en función del tipo de recursos que aquella empresa utilice.
En primer lugar, empresas que apenas pueden implementar el teletrabajo o solo pueden implementarlo en algunos procesos, como negocios más destinados al ocio, restauración, belleza, estética… También existen otros modelos de negocio que no han implementado nada o muy poca cosa por decisión propia como, por ejemplo, los propios abogados de bufetes más pequeños, consultas médicas privadas, psicólogos…
Puede tratarse también del sector industrial o fábricas productoras, que tienen algún programa de gestión en la parte de administración y programas informáticos para la maquinaria, pero no tienen programas que permitan el teletrabajo.
En definitiva, en este escenario, son empresas que podríamos identificar como negocios más tradicionales con años de trayectoria en el mercado, que tienen algún proceso informatizado, pero no todos y que siempre han funcionado combinando expedientes de papel o una forma de trabajar más tradicional o analógica, con la ayuda de algún programa informático. Pueden tener, por ejemplo, redes sociales pero poca cosa más.
No obstante, todas estas deberían tener en cuenta, como mínimo, que los programas que se utilizan y los procesos mediante los cuales se presta el servicio (por ejemplo, circuitos de atención al cliente, selección y contratación de personal), cumplan con los aspectos legales mínimos como, por ejemplo, la normativa de protección de datos, entre otras.
En segundo lugar, existen empresas que combinan el trabajo informatizado con el analógico. Por ejemplo, se tiene un sistema de red de trabajo en la compañía, programas con perfiles de acceso definidos; se puede tener alguna cosa en la nube (almacenamiento cloud o en la nube), pero también se opera de forma muy tradicional porque el trabajo puede ser que se ejecute básicamente en la oficina. En muchas ocasiones, solo hay determinados perfiles que tienen acceso en remoto o para el teletrabajo.
Este tipo de empresas pueden llegar a utilizar herramientas ya existentes en el mercado para realizar otras funciones como reuniones virtuales, envío electrónico de mensajes, almacenamiento en la nube o compartición de archivos en formato digital. Por ejemplo, podrían utilizar WhatsApp o WhatsApp Business, Teams de Office, Skype, Google Drive, Google Hangouts, Zoom, WeTransfer… En ocasiones también pueden tener redes sociales y/o página web corporativa.
En este caso, los aspectos legales a considerar van más allá puesto que el hecho de utilizar determinados recursos para ejecutar el trabajo, como las herramientas en la nube, empresas de mensajería electrónica, videollamadas, seguimiento de los clientes online… puede conllevar mayores riesgos y sería preciso, realizar, como mínimo, un análisis de riesgos de protección de datos, así como disponer de un buen asesoramiento en cumplimiento de otras normativas, como la de propiedad intelectual, tener conocimientos sobre uso de la imagen…
En tercer lugar, existen empresas que, bien por su naturaleza o por su forma de trabajar, ya se encuentran total o prácticamente digitalizadas, con un alto porcentaje de procesos o metodologías de trabajo digitalizadas o informatizadas.
Estas pueden ser agencias de comunicación o marketing, empresas que trabajan ofreciendo servicios online de asesoramiento de negocios, emisión de informes mediante técnicas de big data, algoritmos… Son empresas que ya operan digitalmente en gran parte y que la adecuación para el teletrabajo ya está implementada o les resultaría poco complicado llevarlo a cabo, porque tienen todo en la nube o programas de acceso en remoto a los sistemas de la compañía, como VPN. Empresas que incluso tienen sistemas que permiten efectuar un control de horario o fichaje de manera informatizada o en remoto gracias al uso de la biometría o la geolocalización.
Podríamos hablar aquí de empresas más tipo gestoría online, empresas que ofrecen consultoría o servicios relacionados con el asesoramiento, desarrollo de productos o servicios. También empresas de desarrollo de software, relacionados con el mundo del periodismo o la comunicación, la salud (eHealth o salud digital), los videojuegos… También podemos hablar de mucha empresa o startups tecnológicas o cuyo modelo de negocio se basa o tiene mucha relevancia o vinculación con Internet, tipo apps o aplicaciones móviles, tiendas online o comercio electrónico, soluciones electrónicas para la prestación de servicios online…
En este caso los aspectos legales a considerar crecen, porque si bien facilitan las cosas para trabajar en remoto, hay que tener en cuenta medidas de seguridad adicionales, destinadas a proteger tanto la información personal de la empresa como la información confidencial, de negocio o know-how.
En los próximos días iremos publicando contenidos sobre las particularidades de cada sector.
Medidas de seguridad y aspectos legales comunes para todas las empresas
A continuación, vamos a enumerar simplemente algunas de las medidas de seguridad que deberían implementar las empresas de los tres grupos antes comentados, si quieren implementar alguna opción de teletrabajo. En futuros post, ampliaremos la información.
Son medidas que tienen que ver con aspectos legales y más técnicos, para minimizar el riesgo de las empresas cuando utiliza la tecnología para su día a día, aunque no sean empresas digitalizadas totalmente.
- Necesidad de formalizar un acuerdo entre empresario y trabajador para el teletrabajo donde se deje constancia del inicio del teletrabajo, los recursos que se le facilitan al trabajador, sistemas de organización y control horario, con el compromiso, por parte del trabajador en materias de protección de datos, confidencialidad y seguridad informática.
- Programas de gestión de la empresa que no solo cumplan con la normativa de protección de datos sino también con cuestiones de seguridad informática más de tipo técnico. La información personal que se almacena en estos programas puede estar en riesgo si no se trata o almacena correctamente pero también la confidencial de la compañía.
- Protocolos que regulen la forma de captar los datos de usuarios y de resolver dudas, cuestiones de seguimiento, ejercicio de derechos de protección de datos, resolución de incidencias… en definitiva, que existan circuitos para que las personas encargadas de atender a los usuarios sepan cómo hacerlo, siendo conscientes de cuáles son los límites y prohibiciones. Muchas veces, todo esto se regula con manuales de buenas prácticas o códigos de conducta.
- Protocolos informáticos que determinen cuál es el circuito de identificación de los usuarios dentro de los sistemas o equipos de la empresa, el uso de usuarios y contraseñas (que caduquen cada cierto tiempo); una política de copias de seguridad, de atención y canalización de los incidentes, de uso de escáneres e impresoras…
- Si se dispone de redes sociales, también es importante disponer de una política o código a seguir por parte de los encargados de llevar a cabo estas funciones dentro de la compañía, como por ejemplo, establecer qué tipo de imagen corporativa se quiere ofrecer, tipo de contenidos que se quieren publicar, política de uso de imágenes tanto de personas físicas como de bancos de imágenes (para evitar infracciones en materia de propiedad intelectual, derechos de imagen…), uso de contenidos publicitarios, envío de comunicaciones comerciales o newsletters y cuáles son los límites o exigencias legales a tener en cuenta para ello. Si además, si se dispone de página web corporativa o tienda online, hay varios aspectos a considerar de forma adicional para proteger nuestro negocio, no solo desde el punto de vista del teletrabajo sino para cumplir con el resto de normativas.
Estos son solo algunos apuntes y aspectos legales básicos que toda empresa debería considerar cuando trabaja utilizando recursos informáticos y contenidos, en especial, para cuando quiera implementar el teletrabajo. Aunque en los próximos días trataremos con mayor detalle algunos aspectos.
Si necesitáis más asesoramiento, contactad con nosotros y os orientaremos y asesoraremos sobre todo ello.
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